Mikä on tärkeää hallintorakenteessa?
Minkä tahansa projektin hallintorakenteen tulisi perustua muutamaan pääperiaatteeseen, jotta sitä voidaan soveltaa täysimääräisesti koko prosessin ajan projektin vaiheesta riippumatta:
- Loogisuus – laaditun kehyksen tulisi olla järkevä ja järkevä kaikkien asianosaisten kannalta.
- Riittävyys – ei ole olemassa tiettyä hallintorakennetta, joka toimii kaikille, vaan se on aina sovitettava kulloinkin kyseessä olevaan organisaatioon tai projektiin.
- Avoimuus – kaiken hallintorakennetta koskevan tiedon on oltava selkeästi ilmaistua, ymmärrettävää ja jokaisen tiimin jäsenen saatavilla.
- Toistettavuus – asiaan liittyvien mekanismien ja menettelyjen on oltava kattavia, jotta niitä voidaan soveltaa toistuvasti missä tahansa tilanteessa.
- Tehokkuus – hallintorakenteen on mahdollistettava kaikkien hankkeiden mahdollisimman sujuva ja tuottava toteuttaminen; sen on oltava ratkaisukeskeinen.
Mitkä ovat hallintorakenteen tärkeimmät roolit?
Hallintorakenteen aktiiviset roolit riippuvat valitusta projektinhallintamenetelmästä. Yleensä voit kohdata kaikki tai vain osan näistä rooleista:
- Projektin omistaja – Sidosryhmistä erillään projektin omistaja on vastuussa projektin ohjaamisesta oikeaan suuntaan niin, että tulokset vastaavat asiakkaan tarpeita, arvoja ja odotuksia.
- Projektipäällikkö – vastaa projektin johtamisesta operatiivisella tasolla, projektipäällikkö selventää painopisteitä ja koordinoi työtä.
- CTO – keskittyy yksinomaan projektin tekniseen puoleen.
- Tiimipäälliköt – he organisoivat tehtäviä pienemmissä suunnittelijoista tai tietyistä kehittäjistä koostuvissa tiimeissä.
- Sidosryhmät – he tekevät päätöksiä korkeimmalla tasolla: määrittelemällä tarpeita, esittämällä odotuksia ja tiedottamalla muuttuvista liiketoimintatavoitteista.
- Ohjauskomitea – yleensä ottaen tämä on ryhmä, johon kuuluu projektipäällikkö ja sidosryhmät ja joka valvoo ja hyväksyy projektin yleisen etenemisen ja tulokset.
Hallintorakenne käytännössä – Future Processing -tapa
Client Engagement Manager – menestystekijämme
Ensinnäkin sekä hankkeen että hankeresurssien strategisen suunnittelun helpottamiseksi nimitämme yhden asiantuntevista Client Engagement Managereistamme (CEM) asiakkaan tilille. CEM:n päätehtävänä on varmistaa, että asiakas on tyytyväinen toimittamaamme palveluun, ja sen jälkeen suunnitella yhdessä asiakkaan kanssa tulevien uusien projektien aikataulu.
Hallinnoinnin aikataulu
Hallinnointisuunnitelmamme tarkoituksena on luoda ja ylläpitää selkeä organisaatiorakenne sekä avoimet prosessit ja käytännöt asiakas-yrityssuhteen hallintaa varten. Kaikki on kirjattu paperille ja esitellään kaikille projektiin osallistuville, jotta on selvää, kuka on vastuussa mistäkin ja miten esiin nousevia asioita tulisi käsitellä askel askeleelta. Arvailulle ei ole sijaa, sillä projektin on edettävä tehokkaasti, ja oikea-aikainen toimitus on yksi tärkeimmistä prioriteeteistamme.
Aikataulu sisältää hallintoperiaatteet, roolit, vastuualueet, komitearakenteet ja pöytäkirjat. Tämä helpottaa yhteistyötä, sovittaa yhteen molempien osapuolten edut, yksinkertaistaa mahdollisten muutosten ja lisäysten toteuttamista ja jäsentää prosessia, kun palvelut lopetetaan osittain tai kokonaan.
Hallinnoinnin toimintamalli
Hallinnoinnin toimintamalli perustuu näihin keskeisiin sääntöihin, joita molempien osapuolten olisi noudatettava:
- Ole ennakoiva, joustava ja reagoiva, sillä se johtaa suoraan tehokkaaseen ja saumattomaan kehitykseen;
- keskitytään asiakastyytyväisyyteen ja asiakaskokemukseen, jotta kaikki heidän tarpeensa voidaan täyttää;
- harjoittaa aktiivista johtamista, joka innostaa toimintaan ja pitää projektin käynnissä;
- asettaa etusijalle innovointi ja jatkuva parantaminen, jotta voidaan tuottaa huipputason tuloksia, jotka ovat aina korkealaatuisia;
- ylläpitää harmoniaa prosesseissa, erityisesti molempien osapuolten välillä;
- teemme yhteistyötä win-win-asenteella , jotta hankkeen onnistuminen merkitsee kilpailuedun saavuttamista tai säilyttämistä sekä asiakkaalle että meille;
- kommunikoimme usein ja selkeästi, jotta kaikki on läpinäkyvää ja jotta pullonkaulat eivät hidasta hankkeen kehitystä;
- tarkastelemme ja hyväksymme keskeiset päätökset johdon valvonnan avulla, jotta varmistetaan, että hanke etenee oikeaan suuntaan.
Hallintokokoukset
Kokoukset ovat tärkeä osa hallintomalliamme, ja niitä pidetään eri johtotasoilla ja ne koskevat hankkeen eri näkökohtia:
- Strateginen katsaus
Pidämme strategisen katsauksen puolen vuoden välein – tämä on kasvokkain pidettävä kokous sekä asiakkaamme ylimmän johtoryhmän että oman johtoryhmämme välillä. Siinä esitellään ja mukautetaan strateginen visio ja asialista tuleviksi kuukausiksi, keskustellaan uusista mahdollisuuksista ja vaatimuksista sekä tarkastellaan taloudellista suorituskykyä. - Kuukausittainen operatiivinen kokous
Tämä kokous pidetään kerran kuukaudessa, ja siinä keskustelemme resursointipäivityksistä, projektin suorituskyvystä suhteessa päämittareihin sekä kaikista tiimien ilmoittamista riskeistä ja ongelmista. - Viikoittainen operatiivinen kokous
Useimmin pidetty kokous, jossa käydään läpi edistymisraportit ja keskeiset toimitusriskit sekä keskustellaan kaikista projektin toteutukseen liittyvistä ongelmista.
Ennen jokaista edellä mainittua kokousta esitämme luonnollisesti osallistujaluettelon kuopio rockcock 2019 ja selkeän esityslistan, jotta kaikilla on mahdollisuus valmistautua ja tietää, mitä odottaa.
Hallintorakenteen edut
Hyvin vakiintunut hallintorakenne tuo paljon etuja koko yhteistyölle, erityisesti työn tehokkuuden ja avoimuuden kannalta. Olemme huomanneet:
- vähemmän pullonkauloja tai esteitä päätöksentekoprosessissa, koska menettelyt ja vastuunjako on määritelty selkeästi;
- asiakkaidemmeluotettavuus ja luottamus ovat lisääntyneet, koska mahdollisten väärinkäsitysten tai viestintäongelmien riski on pienentynyt minimiin;
- parempi näkemys hankkeidenedistymisestä, koska johto on avointa ja läpinäkyvää kaikilla tasoilla.
Jos hankkeesta puuttuu hallintorakenne, on helppo jumiutua ja menettää suuntavaisto. Siksi kiinnitämme tähän asiaan erityistä huomiota ja varmistamme, että jokaisen hankkeen hallintomalli on hyvin jäsennelty ennen kaikkea yhteistyötä, jotta tiimimme ja asiakkaamme ovat valmistautuneita, täysin tietoisia ja toimintavalmiita.