Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin pitää, että mitä suurempi yritys, sitä monimutkaisempi prosessi. Joka tapauksessa sujuvan muutoksen toteuttaminen edellyttää hyvää ymmärrystä siitä, mitä ketterä muutos ylipäätään tarkoittaa, sekä yksityiskohtaista strategiaa.
Tätä silmällä pitäen olemme päättäneet laatia artikkelisarjan, joka opastaa sinut kaikenlaisen ketterän transformaation läpi, askel askeleelta, yleisellä tasolla. Tänään haluamme jakaa kanssasi ensimmäisen artikkelin (kolmesta) ja käsitellä valmisteluvaihetta.
3 askelta onnistuneeseen ketterään muutokseen.
Luo yhteinen ymmärrys siitä, mitä ketterä transformaatio tarkoittaa johtotasolla.
- Järjestä kokous (tai kokousten sarja), jossa analysoidaan ja keskustellaan ajatuksesta.
Tämä olisi järjestettävä johtotasolla.Tarvitset kaikki kädet kannella, jotta voit aloittaa tämän muutoksen, mutta tärkeintä on luoda johtoryhmän koalitio, jotta saat heidän tukensa. Johtoryhmäsi voi tuoda pöytään paljon arvokasta tietoa, antaa sinulle täydellisen kuvan siitä, mitä yrityksessä tapahtuu, ja auttaa sinua näkemään, miltä aloilta puuttuu eniten tehokkuutta ja joustavuutta. Seuraavissa vaiheissa he ovat myös avainasemassa, kun he organisoivat tiiminsä toteuttamaan työn suunnitelman mukaisesti. - Varmista, että kaikki ymmärtävät, mitä muutos tarkoittaa organisaatiollesi.
Tämän keskustelun tuloksena pitäisi olla ryhmän yhteinen ymmärrys siitä, mitä ketterä muutos tarkoittaa juuri sinun tapauksessasi. Tämä on ratkaisevan tärkeää, jotta myöhemmin voidaan määritellä johdonmukainen asialista ja konkreettiset painopisteet. Alustavan yksityiskohtaisen analyysin jälkeen teidän pitäisi myös pystyä näkemään melko selvästi heikot kohdat sekä tärkeimmät vahvuutenne.
Määrittele visiosi
- Määrittele tarkasti, mitä on muutettava.
Kun olet tehnyt perusteellisen arvioinnin vaiheessa yksi, voit asettaa yrityksesi muutosprosessin tärkeimmät painopisteet. Saatat haluta tehdä useita asioita kerralla tai vain yhden asian kerrallaan, riippuen hankkeen laajuudesta ja omista valmiuksistasi. Muista aina luetella prioriteettisi tärkeys- ja kiireellisyysjärjestyksessä. - Määrittele, mitä haluat saavuttaa.
Loppuvision luominen on melko tärkeää. Yhtä tärkeää on kuitenkin, että sinä ja johtotason työntekijäsi olette tietoisia siitä, että tämä visio voi kehittyä ja muuttua eteenpäin mentäessä. Määrittele odotetut tulokset, mutta hyväksy, että tämänhetkiset ideat ovat vain hypoteeseja, joita tarvitset lähtökohdaksi ja että ne todennäköisesti testataan itse muutosprosessin aikana.
Luo etenemissuunnitelma
- Luo pitkän aikavälin strategia ja lyhyen aikavälin toimintasuunnitelma.
Painopisteiden päälle voit vihdoin laatia poikkileikkaavan toimintasuunnitelman ketterän muutoksen aloittamiseksi. Pitkän aikavälin strategia sekä lyhyen aikavälin toimintasuunnitelma tehtävistä, jotka sinun on suoritettava, auttavat sinua seuraamaan edistymistäsi myöhemmin, kun olet aloittanut. - Määrittele erityiset roolit ja vastuualueet.
Organisaation kannalta sinun on määriteltävä hankkeesi erityiset roolit ja kuvattava yksityiskohtaisesti heidän pätevyytensä. Jokaisen ketterän muutostyöryhmän jäsenen on tiedettävä, kuka on vastuussa mistäkin ja missä järjestyksessä. Tämä kaikki on ilmoitettava selkeästi, jotta vältetään eturistiriidat tehtäviä toteutettaessa sekä päätöksentekoprosessin aikana. - Rakenna uusi myynti- ja markkinointistrategia.
Kaikenlaisella ketterällä transformaatiolla pitäisi olla myönteinen vaikutus lähestymistapaan asiakkaita kohtaan, myitpä sitten tuotteita tai palveluja. Voit tehdä muutosprosessista itsessään uuden liiketoimintamahdollisuuden rakentamalla sen ympärille uuden myynti- ja markkinointistrategian ja kertomalla potentiaalisille asiakkaillesi tarkalleen, miten he hyötyvät muutoksesta. Älä myöskään unohda nykyistä asiakaskuntaasi – ja mukauta viestintästrategiaasi sen mukaisesti. Tätä varten saatat tarvita sisäistä koulutusta, jotta työntekijäsi ymmärtäisivät, mitä he oikeastaan myyvät. - Rakenna todentamismalli, jonka avulla voit seurata muutosprosessin tehokkuutta.
Ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, sinun on laadittava joukko mittareita, joiden avulla voit todentaa, eteneekö muutos suunnitelman mukaisesti ja ovatko tulokset riittävän tyydyttäviä. Prosessin tehokkuuden seurantaan ja mittaamiseen ei ole olemassa yhtä ainoaa, tiettyä tapaa – menetelmät vaihtelevat suuresti eri hankkeiden välillä, koska jokainen niistä on erilainen. Se riippuu myös tavoitteistasi. Tarkastusmallisi voi esimerkiksi perustua ennalta määrättyihin onnistumisen indikaattoreihin (kun muutat valittuja sisäisiä prosesseja) tai tietyn kohderyhmän mielipiteisiin (kun valmistelet uutta tuotetta asiakkaille). Oli miten oli, tämä vaihe on ehdottoman tärkeä.
Vankan valmistelun ansiosta olet hyvässä vauhdissa!
Minkä tahansa projektin kohdalla valmisteluvaihe on olennaisen tärkeä – ainakin jos haluat tehdä työn oikein. Eikä ketterä muutosprosessi ole poikkeus; valmistelun on oltava hyvin harkittua ja huolellisesti orkestroitua. Jos henkilöstölläsi on tuki ja yhteinen ymmärrys, selkeä ja kunnianhimoinen visio ja vankka suunnitelma, sinulla on paljon paremmat mahdollisuudet onnistua. Erityisesti silloin, kun hanke on monimutkainen ja vaatii paljon resursseja. Kannattaa siis ehdottomasti panostaa aikaa alkuvaiheessa varmistaaksesi, että olet hyvin valmistautunut, jotta et menetä sitä (ja rahojasi) myöhemmin.
Toivottavasti vinkkimme olivat hyödyllisiä! Jos näin on, tutustu seuraavaan artikkeliin Agile-sarjassamme – opastamme sinua itse muutosprosessin läpi, askel kerrallaan.