Ryhmänjohtajat projektinhallinnassa: 10 välttämätöntä kovaa taitoa tehokkaaseen johtamiseen

Tässä on 10 taitoa, joita jokainen ryhmänjohtaja tarvitsee:

Liiketoiminta-asiantuntemus

• Pystyt arvioimaan, onko hanke toivottava, toteuttamiskelpoinen ja toteutettavissa. Jos ei – sitä ei pitäisi aloittaa, ja jos se on jo käynnissä – se pitäisi lopettaa. Sinun tehtäväsi ei kuitenkaan ole päättää, mitä tehdään. Sinun pitäisi kysyä oikeat kysymykset, esittää näkemyksesi ja antaa sidosryhmien/sijoittajien päättää itse.
• Ymmärrä, miksi olet ylipäätään toteuttamassa hanketta, ja varmista, että olet selvillä odotetuista tavoitteista ja hyödyistä, jotta sinä, tiimisi ja asiakkaasi olette kaikki samalla sivulla.

Sidosryhmien hallintataidot

• Tunnista sidosryhmät, jotta tiedät, kuka on kuka projektissa.
• Määrittele yksittäisten henkilöiden asenteet, vaikutusvalta ja intressit. Tämä auttaa sinua tekemään yhteistyötä kaikkien kanssa tehokkaammin. Tärkeintä on tunnistaa avaintoimijat, jotta osaat pitää heidät aina tyytyväisinä ja hyvin informoituina.
• Laadi viestintä- ja sitoutumissuunnitelma, joka on linjassa laatimiesi sidosryhmien erityiskuvausten kanssa,ja noudata sitä.

Riskinhallintataidot

• Määrittele uhat ja mahdollisuudet ja yritä ennakoida mahdollisia skenaarioita, joihin ne voivat johtaa, jos ne toteutuvat. Muista, että riskit voivat koskea kaikkia projektin osa-alueita, organisointitavasta ja liiketoimintaympäristöstä aina teknologisiin rajoituksiin, turvallisuuskysymyksiin, resursseihin, talouteen, brändimielikuvaan liittyviin näkökohtiin, oikeudellisiin kysymyksiin jne. asti.
• Määritä näiden riskien todennäköisyys ja kiireellisyys, jotta tiedät, mitä sinun on käsiteltävä ensin ja kuinka todennäköisesti onnistut tai epäonnistut. Tämä antaa sinulle paljon paremman turvallisuuden ja hallinnan tunteen.
• Valmistele toimintasuunnitelma:
  – Riskien välttäminen – voisitko parantaa nykyistä strategiaasi?
  – Riskien lieventäminen – miten voit vähentää tiettyjen riskien toteutumisen todennäköisyyttä?
  – Riskien jakaminen asiakkaan kanssa – voisitteko sinä ja asiakkaasi jakaa vastuun?
  – Uhkien kohtaaminen niiden toteutuessa – mikä olisi seuraava askeleesi?

Bruttovoittomarginaalin (GPM) laskeminen.

• Laske, kuinka paljon tiimisi maksaa. Laske yhteen heidän palkkansa ja mahdolliset ylityökorvaukset. Älä ota mukaan kuluja, jotka eivät liity ihmisiin (kuten työkalut, lisenssit ja vuokrat jne.).
• Laske projektin GPM. Ota kokonaistulot vähennettynä kustannuksilla, jotka sinun on kannettava, ja jaa tämä summa kokonaistuloilla. Kerro sitten tämä luku 100 prosentilla. Näin saat hankkeen kannattavuusluvun.
• Optimoi jatkuvasti kustannuksia , jotta voit karsia kaikki tarpeettomat kulut. Ehkä huomaat esimerkiksi, että sen sijaan, että lisäisit tiimiisi toisen vanhemman kehittäjän, keskitason kehittäjä riittää paremmin kuin hyvin.
• Etsi aina ristiinmyyntimahdollisuuksia. Ehkä pystyt laajentamaan yhteistyötä.

Muutoksenhallintataidot

• Analysoi muutos. Aloita muutoksen vaikutusten analysointi heti, kun se on toteutettu.
• Arvioi tästä aiheutuvatkustannukset asiakkaalle, jos siitä on maksettava erikseen.
• Keskustele tästä asiakkaan kanssa etukäteen ja toimi sovittujen järjestelyjen mukaisesti.

Hyväksymistestaustaidot

• Valmistele tiimi niin, että he tietävät, mitä vaiheita on noudatettava hyväksymistestausmenettelyn aikana ja miten raportoituihin ongelmiin on reagoitava. Ja varmista, että he ovat tietoisia mahdollisista ongelmista, jotka voivat herättää huolta asiakkaassa jne.
• Määritä aika, paikka ja resurssit, joita tarvitset testien suorittamiseen.
• Valmistele kaikki ohjeet/kriteerit/laitteet myös asiakkaan tarkasteltavaksi. Heidän on ymmärrettävä prosessi selkeästi.
• Joshyväksymistestaus ei sisälly suunnitelmaan, keksi yhdessä asiakkaasi kanssamuita tarkastusmenettelyjä. Asiakkaan on tiedettävä, miten määritetään, toimiiko tuote tai järjestelmä hänen kannaltaan, ja kuka sen testaa jne. Tämä on yksi kehitysprosessin tärkeimmistä osista, ja se olisi tehtävä kirjan mukaan.

RACI-matriisitaidot

• Määritä, mitkä sidosryhmät osallistuvat projektiin – jo aiemmin tekemästäsi luettelosta.
• Tunnista projektin jäsenet, jotka ovat:
  – Vastuullinen
  – Tilivelvollinen
  – Kuullut
  – Informoitu.

RACI-matriisi ei koske vain sidosryhmiä, vaan myös muita projektisi avainhenkilöitä, kuten tuoteomistajaa, tiiminvetäjää, johtavaa kehittäjää, projektipäällikköä ja sitouttamispäällikköä jne. Matriisi yksinkertaisesti osoittaa selkeän vastuunjaon, jotta kaikki tietävät, mitä tehdä, eikä päällekkäisiä tehtäviä ole.

MoSCoW-menetelmän taidot

• Määritä kukin projektin vaatimuksista johonkin alla olevista priorisointiluokista:
  – Täytyy olla
  – Pitäisi olla
  – Voisi olla
  – Ei tuleolemaan.

Tämä auttaa sinua selvittämään, mitä on ehdottomasti tehtävä, jotta ratkaisu toimisi, mitä pitäisi tehdä (tavalla tai toisella), mitä olisi kiva saada, mutta ei ole ehdottoman välttämätöntä, ja mitä ei tarvitse saada valmiiksi nyt, mutta se voidaan toteuttaa tulevaisuudessa.

• Käytä MoSCoW-menetelmää koko projektin ajan, erityisesti silloin, kun sinun on puhuttava projektin vaatimuksista – olipa kyse sitten tiimistäsi tai asiakkaasta.

Yhden sivun projektipäällikön (OPPM) taidot

• Vähennä projektisi yksinkertaiseen yhden sivun dokumenttiin hyödyntämällä OPPM:ää. Tämän työkalun avulla sinä ja asiakkaasi voitte pitää kaikki tärkeimmät tiedot ja mittarit yhdessä paikassa, jotta voitte pitää projektin etenemisen hallinnassa ja tehdä nopeita muutoksia aina tarvittaessa.
• Määritä projektin omistajat, prioriteetit, välitavoitteet, tehtävät, vastuut ja kustannukset jne. Äläkä unohda sisällyttää lyhyttä yhteenvetoa ja ennusteita tulevaisuutta varten.

Projektipäiväkirja + kokouspöytäkirjojen (MoM) laatimistaidot

• Kirjoita kaikki olennaiset tapahtumat aikajärjestyksessä. Tästä tulee projektipäiväkirjasi, joka sisältää kaikki tiedot projektin elinkaaresta. Voit käyttää sitä oppimiesi kokemusten keräämiseen ja soveltaa näitä tietoja seuraavassa projektissasi.
• Kirjoita yhteenveto kaikista kokouksista tai kuulemisista ja lähetä se sitten sähköpostitse. Tätä kutsutaan työmuistioksi, ja sen avulla saat kirjallisen tallenteen kaikesta sovitusta, jotta voit viitata siihen aina tarvittaessa.

Wrap-up

Tämä saattaa tuntua paljolta opeteltavaksi – varsinkin jos olet uusi ryhmänjohtaja – mutta itse asiassa nämä ovat vain joitakin kovia perustaitoja, jotka eivät ole kovin vaikeita hallita. Lisäksi niiden avulla voit liikkua vapaasti ja intuitiivisesti missä tahansa projektissa, jolloin voit organisoida työsi paremmin ja johtaa tiimiäsi tehokkaammin.

Etsitkö omistautunutta tiimiä ja kokenutta tiiminvetäjää?