Jotta saisit käsityksen siitä, milloin tarjouspyyntö yleensä tulee kyseeseen toimittajan valintaprosessin aikana, sinun on tunnettava sen tyypilliset vaiheet:
- Tietopyyntö (RFI) lähetetään, jotta myyjät voidaan kelpuuttaa tarjouspyyntöprosessiin,
- odotetaan niiden vastausta,
- analysoidaan kerätyt tiedot,
- valitaan parhaat vaihtoehdot,
- arvioidaan tarkemmin luetteloon valitut yritykset RFP:n avulla,
- valitaan lopullinen myyjä.
Kuten huomaatte, tarjouspyyntö on vain yksi askel IT-kumppanin valinnan melko kuoppaisella tiellä, mutta se voi olla melko hankala. Siksi olemme laatineet luettelon käytännön vinkkejä, joiden avulla voit kulkea tarjouspyyntöprosessin läpi sujuvasti ja jumiutumatta.
RFP: 5 parasta käytäntöä
- Ymmärrä liiketoiminta-ajatus
Aloita itsestäsi ja määrittele, mitä tarkalleen ottaen haluat saavuttaa ja mitä odotat etsimältäsi tuotteelta tai palvelulta. Se, että tiedät, mitä olet ostamassa, saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta olisit yllättynyt, kuinka monet asiakkaat eivät osaa määritellä, mitä he oikeastaan haluavat.
- Keskity enemmän tuotokseen kuin panokseen
Toisin sanoen, älä kerro mahdollisille myyjille, miltä ratkaisun pitäisi näyttää, vaan keskity siihen, mitä haluat saavuttaa sillä. Loppujen lopuksi he ovat oman alansa asiantuntijoita, ja palkkaat heidät löytämään optimaalisen tavan auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi. Voit työstää sitä heidän kanssaan erikoistuneessa työpajassa .
- Määritä odotettu sopimustyyppi
Sopimuksen oikeudellinen ja menettelyllinen puoli ei ole tässä vaiheessa yhtään vähemmän tärkeä. Mahdolliset vaatimustenvastaisuudet voivat olla syy siihen, että poistat yrityksen pois valintalistaltasi, joten on tärkeää olla selkeä ja rehellinen heti alusta alkaen. Keskity yhteistyöehtoihin, maksuvaihtoehtoihin ja periaatteisiin, jotka ovat sinulle olennaisia. Voit myös vilkaista tarkistuslistaa varmistaaksesi, että sisällytät sopimukseen kaikki keskeiset asiat.
- Kuvaa, miten suhteen tulisi toimia
Ole tarkka sen suhteen, millaisen suhteen haluat IT-kumppanisi kanssa, miten odotat hallintomallin toimivan ja millaisia palvelumittareita haluat saavuttaa.
- Kunnioita omia valmiuksiasi toimittaa tuotteet ajallaan
Muista, että tarjouspyyntöprosessi on kaksisuuntainen, joten älä aseta liian kunnianhimoisia ja epärealistisia aikatauluja. Ole reagoiva äläkä myöhästy omista määräajoista.
Tämä luettelo auttaa sinua välttämään yleisimmät virheet, joita monet yritykset tekevät tarjouspyyntöprosessin aikana. Ja jotta tämä olisi sinulle vielä helpompaa – olemme laatineet tarjouspyyntömallin, jonka voit joko täyttää heti tai räätälöidä ensin omiin tarpeisiisi sopivaksi.
On myös hyvä pitää mielessä, että vaikka tarjouspyyntö on suosituin vaihtoehto toimittajan valintaprosessissa, on olemassa myös muita vaihtoehtoisia ratkaisuja.
RFP-vaihtoehdot
Tarjouspyyntö on suunniteltu yrityksille, jotka haluavat noudattaa perinteisempää lähestymistapaa toimittajien vertailussa samantyyppisten ratkaisujen välillä. On kuitenkin olemassa myös muita vaihtoehtoja, jotka sinun on ehdottomasti syytä tuntea.
Visionary Sourcing
Jos haluat keskittyä enemmän suunnitteluun ja saada muutaman erilaisen ratkaisun, joista valita, kannattaa harkita Visionary Sourcing -hankintaa. Tämä on prosessi, jonka Horizon Sevenin taustalla olevat hankinta-asiantuntijat ovat suunnitelleet. Miten se eroaa tarjouspyynnöstä?
- Siihen sisältyy henkilökohtainen työpaja, jonka tarkoituksena on auttaa asiakasta löytämään paras ratkaisu.
- Siinä keskitytään liiketoimintatapaukseen.
- Siinä on mukana vähemmän toimittajia, yleensä 3-4, eikä 12-15 tai enemmän.
- Siihen liittyy rinnakkaisia sopimusneuvotteluja.
- Se edellyttää ulkopuolisten neuvonantajien apua yleisen prosessin aikana.
Muut vaihtoehdot
Jos aikasi on hyvin rajallinen ja/tai sinulla on pienehkö/lyhytaikainen hanke, voit valita myös yksinkertaisemman tavan. Esim:
- Voisit lähettää lyhyehkön tarjouspyynnön valituille yrityksille ja järjestää sitten videokonferenssin tai kokouksen lyhyen listan toimittajien kanssa sen sijaan, että aloittaisit virallisen tarjouspyyntöprosessin.
- Voisit laatia yksityiskohtaisen työmäärän, lähettää sen valituille yrityksille ja kysyä heiltä, miten he suhtautuisivat asiaan. Sitten voisit tehdä päätöksen niiden vastausten perusteella.
- Lisäksi on aina mahdollisuus kutsua muutama yritys työskentelemään kanssasi hyvin pienen esimerkkiprojektin parissa, jotta näet, miten se sujuu. Näin välttyisit monilta teoreettisilta keskusteluilta, ja kun kaikki tarvittavat yksityiskohdat on selvitetty, voisit ryhtyä suoraan töihin. Näin voisit paitsi testata heidän taitojaan ja tietojaan, myös tutustua heidän prosesseihinsa, arvoihinsa ja kulttuuriinsa käytännössä.
Yhteenvetona
On monia tapoja valita oikea ohjelmistoyritys projektiisi, joten valitse se, joka sopii parhaiten tarpeisiisi. Päätöksesi tulisi perustua omiin mieltymyksiisi sekä projektisi laajuuteen ja luonteeseen.
Jos et kuitenkaan halua kokeilla, voit aina luottaa tarjouspyyntöön; älä vain unohda noudattaa edellä mainittuja parhaita käytäntöjä. Se voi olla turvallisin vaihtoehto, koska se on se, jonka monet lopulta valitsevat, ja se tarjoaa myös yksityiskohtaisen kuvauksen hankkeesta ja ehdotuksesta. Meillä täällä Future Processingissa on jopa valmis RFP-malli, jota voit käyttää omassa toimittajanvalintaprosessissasi. Ja jos sinulla on vielä kysyttävää tästä kaikesta, vastaamme mielellämme niihin ja autamme lievittämään epäilyksiäsi.